CATReglamento del canal de denuncias
1.Introducción y marco normativo
Introducción
Este canal de denuncias se ha implementado con la finalidad de constituir un mecanismo eficaz para que con la colobaración de todas las personas vinculadas con la entidad, se puedan detectar actividades ilícitas en el seno de la misma.
Mediante este canal, toda persona relacionada con la entidad (ya sean miembros de sus órganos de gobierno, trabajadores, autónomos, colaboradores externos, clientes, proveedores y en general cualquier otra persona que tenga relación con la entidad directa o indirectamente) podrán poner en conocimiento cualquier irregularidad de la que hayan tenido conocimiento.
Generalmente los empleados y los directivos son los primeros en detectar posibles irregularidades en el seno de la entidad para la que trabajan. Sin embargo, podrían decidir no expresar sus preocupaciones pensando que hacerlo sería una falta de lealtad tanto para la propia entidad como para sus propios compañeros. Por otra parte, también es posible que teman posibles represalias, tanto para su propia persona, como para algunos de sus compañeros, amigos o familiares. Por ello, muchas personas, prefieren ignorar la conducta que considera irregular y no informar de algo que tal vez solo sea una sospecha de una acción ilícita. Que posiblemente no le va a reportar ningún beneficio personal pero que sin embargo, pueda ocasionar muchos problemas.
En el presente documento, ROSENDO MILÁ, SL pretende explicar a todas las personas relacionadas con la entidad que pueden y deben informar a través de Canal de Denuncias de todas las posibles actividades ilícitas sin temor a posibles represalias, ni a ser perseguidas o discriminadas.
Con la implantación de este Canal de Denuncias ROSENDO MILÁ, SL se compromete a mantener la confidencialidad de las personas denunciantes, garantizando que se han establecido todas las medidas técnicas y organizativas para mantener su anonimato.
ROSENDO MILÁ, SL se compromete a investigar rigurosamente, todos los hechos denunciados.
La existencia de dicho canal no impide la presentación de denuncias por otros canales externos tanto de ámbito estatal, como autonómicos existentes o que puedan implementarse por las Administraciones competentes para proteger a los denunciantes conforme a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones, normativas y de lucha contra la corrupción.
Marco normativo
Directiva Europea 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las persones que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico interno.
Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones, normativas y de lucha contra la corrupción.
Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detención, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
2. Objetivo
El objetivo del canal de denuncias es concienciar a todas las personas relacionadas con ROSENDO MILÁ, SL para que, ante la certeza o sospecha fundada de que se esté cometiendo una conducta ilícita en el seno de la entidad, de acuerdo con lo establecido en el apartado 3, “Ámbito de aplicación”, trasladen de forma confidencial dicha comunicación al objeto de que esta sea investigada.
Su finalidad es garantizar que, de presentarse una actuación que pueda suponer un riesgo penal pueda ser tratada de forma profesional y confidencial, adoptando las medidas oportunas para proteger los intereses de ROSENDO MILÁ, SL, del denunciante y asegurar el cumplimiento efectivo de la legalidad.
3. Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación del presente canal, de acuerdo con lo que establece el artículo 2, de la Ley Orgánica 2/2023, de 21 de febrero, es la protección de las personas físicas que informen a través del mismo de cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión, de acuerdo con el siguiente detalle:
Actos de la Unión Europea enumerados en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, que se encuentren dentro de los siguientes ámbitos:
- Contratación pública.
- Servicios, productos y mercados financieros.
- Prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
- Seguridad de los productos y conformidad.
- Seguridad del transporte.
- Protección del medio ambiente.
- Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.
- Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales.
- Salud pública.
- Protección de los consumidores.
- Protección de la privacidad y de los datos personales, seguridad de las redes y los sistemas de información.
- Intereses financieros de la Unión.
- Infracciones relativas al mercado interior.
Asimismo, la Ley Orgánica 2/2023, de 21 de febrero, amplia el ámbito de los actos enumerados en la Directiva (UE) 2019/1937, a los siguientes:
- Intereses financieros de la Unión.
- Competencia y ayudas.
- Impuesto sobre sociedades y fraude fiscal.
- Hacienda Pública y Seguridad Social.
- Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
El ámbito de aplicación lo constituyen los denunciantes que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional comprendido por:
- Personas trabajadoras por cuenta ajena.
- Autónomos.
- Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de la entidad, incluidos los miembros no ejecutivos.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Personas que hayan obtenido información en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, como voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de que hayan percibido remuneración o no, así como aquellos cuya relación laboral no haya comenzado, siempre que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o negociación precontractual.
- Representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
- Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo, en el proceso.
- Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.
- Personas jurídicas, para las que trabaje el informante o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.
4. Personas y entidades implicadas en la gestión del canal de denuncias
De acuerdo con la normativa que regula el Canal de Denuncias, el Órgano de Administración de ROSENDO MILÁ, SL, ha designado el cargo del Responsable del Sistema al Director General de la entidad.
Asimismo, se ha creado un Órgano de Control, para la gestión de las denuncias recibidas, que estará compuesto por los siguientes miembros:
- Director General.
- Director Financiero.
- Responsable de RRHH.
5. Medios de comunicación de la denuncia
Para poder acceder al Canal de Denuncias se ha insertado un link en nuestras páginas web: https://elfornet.com/es/ y https://elhorno.com
El canal de denuncias soporta tres tipos de comunicación:
- Vía web: son las comunicaciones que se introducen directamente en el canal de forma escrita a través de la URL del canal.
- Mensaje de voz: son las comunicaciones que se introducen en el canal a través de un mensaje de audio.
- En persona: son las comunicaciones que se introducen manualmente desde el BackOffice de gestión, pueden ser comunicaciones que se reciben en papel o a partir de una reunión
presencial.
La gestión del Sistema Interno de Información la lleva a cabo la empresa Data Protection Consulting & Enterprises Solutions, SL, que actúa también como Delegado de Protección de Datos de ROSENDO MILÁ, SL.
6. Requisitos de la denuncia
A continuación, enumeramos los requisitos que debe contener la denuncia:
- Seleccionar la categoría donde mejor encaja la denuncia.
- Identificar el cargo que ocupa u ocupan las personas sospechosas.
- La relación que tiene con ROSENDO MILÁ, SL.
- Identificación del denunciante (siempre y cuando la denuncia no sea anónima), del que se le solicitarán los siguientes datos:
o Nombre y apellidos.
o Cuenta de correo electrónico para comunicaciones.
o Teléfono de contacto. - Información de la persona o las personas objeto de la denuncia: Nombre, apellidos y cargo que ocupa.
- Nombre, apellidos y cargo de los testigos, si los hubiese.
- Información con el máximo de detalle del hecho que desea informar, adjuntando las pruebas, si las hubiera.
7. Derechos y obligaciones del denunciante
- Derecho a estar informado sobre la existencia del canal
ROSENDO MILÁ, SL informará en su página web de la existencia del canal, del reglamento y del procedimiento para la presentación y gestión de las denuncias.
- Derecho a la confidencialidad
La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
- Derecho al anonimato del denunciante
El denunciante tendrá derecho a preservar su identidad seleccionando la opción “anónima” al generar la denuncia. En este caso, la denuncia será tramitada del mismo modo que si ésta no fuese anónima, con la particularidad de que el denunciante no podrá ser informado de la evolución de la misma por parte parte de la empresa pero el denunciante si que podrá hacer el seguimiento con su usuario y contraseña atraves del canal de denuncia.
- Derecho a la protección de datos de carácter personal
Los datos personales recogidos a través de este Canal de denuncias, serán tratados conforme a lo establecido por el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 (LOPD-GDD) y la Ley Orgánica 7/2021.
ROSENDO MILÁ, SL garantiza que se han establecido todas las medidas técnicas y organizativas, para garantizar un nivel de seguridad apropiado, de acuerdo con lo que establece la Ley 2/2023.
- Derecho a la no represalia
En ningún caso se tomarán represalias contra el denunciante, aun si del resultado de las consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe. Esto significa que el autor de cualquier tipo de represalia deberá ser sancionado.
La prohibición de represalias es un derecho que tiene el denunciante garantizando su protección en todo el ciclo de vida de la denuncia. A continuación, se detallan algunas de las acciones que se pueden considerar represalias:
- Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba; terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios; Imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido (en el caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofreciera un trabajo indefinido). En el caso de que estas medidas se llevaran a cabo dentro el ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la denuncia.
- Daños físicos o morales, incluidos los de carácter reputacional, incluidos en medios sociales, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo, trato desfavorable.
- Revelación anónima de información, identificando al denunciante para que sufra hostilidades en el entorno laboral.
- Proceso de difamación fuera del entorno laboral.Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
- o Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
- Denegación o anulación de una licencia o permiso.
- Denegación de formaciones, cursos, entre otros.
- Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
- Alegar la existencia de la cláusula de confidencialidad entre el denunciante y la Organización, para sancionar al denunciante por su incumplimiento.
- Derecho a ser informado de la resolución o archivo de la denuncia
El denunciante deberá ser informado del estado de la resolución o archivo de la denuncia.
- Obligaciones del denunciante
- El denunciante deberá actuar de buena fe.
- Aportar todos los datos y documentos relacionados con los hechos denunciados.
- Se comprometerá a mantener la confidencialidad de todo lo relacionado con la denuncia presentada.
8. Derechos del denunciado
- Derecho a recibir información
Tiene derecho a que se le comunique lo antes posible que se encuentra en un proceso de investigación, como consecuencia de una denuncia presentada contra él. La comunicación deberá contener la siguiente información:
- Órgano encargado de la gestión.
- Hechos denunciados.
- Derechos que le asisten.
- Procedimiento del trámite de la denuncia.
También tendrá derecho a que se le informe del archivo o resolución de la denuncia presentada.
- Derecho de acceso
Tendrá derecho a acceder a todos los datos que componen el expediente, con la excepción de la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el expediente.
- Derecho de rectificación
Tendrá derecho a rectificar sus datos personales que sean incorrectos.
- Derecho a ser oída
La persona denunciada tendrá derecho a ser escuchada en cualquier momento.
9. Conflicto de intereses
Si se presentase una denuncia que afecte directamente a personas que puedan participar activamente en la gestión e investigación de la misma, será considerada la existencia de conflicto de interes y por tanto dichas personas serán excluidos de forma automática del proceso de investigación y análisis hasta su resolución, con el fin de evitar cualquier tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia de las actuaciones realizadas por el Órgano de Control.
Los miembros excluidos estarán obligados a mantener la máxima confidencialidad de la denuncia, estando prohibido el acceso directo o indirecto a cualquier información sobre la identidad del denunciante y del proceso de investigación en curso.
10. Protocolo para la presentación y gestión de información a través del canal de denuncias
10.1. Comunicación y recepción de la denuncia
El denunciante, en caso de optar por el uso del Canal de denuncias de ROSENDO MILÁ, SL, podrá realizar la denuncia mediante una comunicación escrita o de viva voz. En el momento de rellenar el formulario de la misma, tendrá la opción de escoger entre comunicar la denuncia de manera anónima o indicando sus datos personales. Seguidamente, deberá cumplimentar, como mínimo, todos los campos obligatorios para poder tramitar la denuncia.
En el momento de enviar la denuncia, recibirá un código de identificación y una contraseña para poder acceder al seguimiento del procedimiento.
En caso de pérdida de la contraseña, por motivos de confidencialidad, no se le suministrará otra contraseña y no podrá acceder al sistema.
En cualquier caso, en el plazo no superior a 7 días se remitirá al denunciante un acuse de recibo de la información recibida.
10.2. Instrucción del expediente
Una vez recibida la información, se procederá a una primera valoración para admitir o no a trámite la demanda.
Una vez admitida a trámite se podrá solicitar más información al denunciante en el caso de ser necesario.
Seguidamente se informará a las personas denunciadas que están siendo investigadas por la presentación de una denuncia a través del citado Canal de denuncias.
Durante el período de instrucción se podrán recopilar pruebas, se analizará toda la información, se realizarán entrevistas con el denunciado, el denunciante y los posibles testigos.
El plazo para la finalización de la investigación es de 3 meses desde su aceptación. Siendo posible ampliar este plazo a 3 meses más en casos justificados.
10.3. Resolución del expediente
Una vez finalizada la investigación, se procederá a la resolución del expediente cuyo resultado podrá ser:
- El archivo del expediente.
- La adopción de medidas disciplinarias.
- La comunicación de los hechos a las Autoridades correspondientes.
10.4. Conservación de la información
Toda la documentación relativa a las denuncias, tanto si se admiten o no y se archivan, se conservará durante el tiempo necesario, de acuerdo con lo que establece el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.